Автоматизация отчетов водителей и менеджеров в компании по торговле металлоломом

Автоматизация отчетов водителей и менеджеров в компании по торговле металлоломом

 

Задачи для автоматизации – автоматизировать бумажные отчеты водителей, сделать автоматический учет сделок по покупке / продаже металлолома, автоматический расчет зарплаты, показателей работы каждого водителя и менеджера. И все это без участия руководителя!

Исходная ситуация:

  • 7 водителей и 2 менеджера.
  • водители заполняют бланки на бумажках о том, где сколько и по какой цене загрузились / разгрузились. После заполнения фото данного бланка отправляется в соц.сетях руководителю. Помощник руководителя оцифровывает данные и забивает в таблицу Excel по каждому из 7 водителей. Кроме этого похожие отчеты есть у менеджеров которые предоставили заказы на загрузку. Их тоже нужно было соединить в единый лист отчета.
  • Данные хранились в excel, что не позволяло заполнять одновременно файл несколькими людьми и это файл можно было посмотреть только на компе где происходило заполнение.

Чтобы избавить от недостатков указанных выше мы осуществили переход на облачную версию excel — гугл таблицы.

Что было сделано:

1- Создан электронный бланк отчетности водителя, в которую он сам, а не менеджер может заполнять данные.

2 — Создан отчет для менеджеров в котором они отмечают какой менеджер сколько заказов на этот день выполнить, какой объем металла и стоимость за 1 кг по каждому заказу.

3 — создан общий лист отчета по каждому водителю этих листов данные идут дальше на заполнение других форм.

4 -создан файл руководителя в котором необходимо только менять дату и раз в месяц добавлять ссылки на 7 новых файлов с отчетами водителей.

5 — созданы шаблоны файла для водителя и менеджера, с их помощью для того чтобы создать все файлы и прикрепить к отчету руководите потребуется от 7-10 минут. Что в несколько раз превышает скорость прошлых работ.

Name
Email
Text area

Об авторе

Антон Шкитин

Основатель и руководитель «ANV Group». Эксперт по внедрению и настройке CRM, автоматизации бизнес процессов и отчетностей. Автор множества кейсов и статей.

Просмотреть все сообщения

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *